BDOs rapport om kjøp av helsetjenester og rådmannens svar i kontrollutvalget

Rådmannens innlegg på møte i kontrollutvalget onsdag 7. desember 2016

"Innledningsvis vil jeg si at det er viktig for organisasjonen at denne rapporten kommer nå, det har vært en krevende tid for oss som organisasjon. Arbeidet med rapporten har allerede avdekket forhold vi har satt i verk tiltak for eller vil ta tak i umiddelbart. Rapporten inneholder fremdeles noen faktafeil og vi vil gi innspill på dette om ønskelig til kontrollutvalget.

Dette er en noe uvanlig rapportform og det er vanskelig å skille objektive funn og innspill fra enkeltpersoner. Det er også vanskelig å se om konklusjoner er trukket på større faktagrunnlag eller på uttalelser fra enkeltpersoner. Noen personer er trukket betydelig frem med navn og noen med roller.

Jeg vil dele mine innspill i tre hovedpunkter - objektive funn i rapporten, arbeidsgiveransvaret og tiltaksplan:

  1. Objektive funn i rapporten:
  • Direktekjøp uten rammeavtale eller utlysning
  • Manglende dokumentasjon på kontrakter og avtaler
  • Manglende kontroll av leveranse

Disse funnene er alvorlige brudd på gjeldende regelverk og er alvorlige for oss som organisasjon. Dette er delvis allerede tatt tak i ved gjennomgang av rutiner, ekstraordinær opplæring og i nyansatte-opplæringen.

Sektoren har mange rammeavtaler og bruker ved behov seniorrådgivers kompetanse til å få disse på plass. Kjøp av helsetjenester til enkeltbrukere har likevel gått under radaren til flere - økonomi-controller, seniorrådgiver på innkjøp og rådmann. Vi har brukt tid til å få på plass ny rammeavtale som vi konstaterer det er juridisk uenighet om lovligheten av. Det vil vi selvfølgelig se nærmere på og å omgjøre dette om nødvendig.

Vi har også brukt tid for å forstå hvorfor det har blitt slik på dette området - og vi ser at press på tid, faglig fokus og stort ansvar for å finne løsning kan være medvirkende  - rapporten konkluderer også med "krevende situasjoner og vanskelige valg". Men dette kan nok ikke alene forklare mangel på dokumentasjon og manglende oppfølging av lovverk, det må også handle om kunnskap og atferd.

Lov om offentlig anskaffelse er i endring og det er stort press på forenkling og større handlingsrom innenfor regelverket, særlig innenfor dette området. Vi har vært aktive for å få bistand til tolkning uten at statlige instanser har ønsket å gå inn i det.

Dette er tjenester til de aller mest sårbare i samfunnet og vi må ikke miste perspektivet på det - det har ikke mulig å trekke seg ut av ansvaret for å levere tjenester, hverken etisk eller lovmessig.

  1. Arbeidsgiveransvaret:
  • Habilitet

Vi har en enkeltansatt som over lang tid har vært eksponert spesielt gjennom en regionsavis med fullt navn. Dette har selvfølgelig vært en stor belastning.

Dette er en medarbeider i Grimstad kommune som gjentatte ganger er plassert inn i ansvarsfulle posisjoner uten at vedkommende har bedt om det, og som gjennom sin positive innstilling har løst relativt krevende perioder for sektoren. Kritikken har nok vært særlig krevende da dette rammer hennes eget verdigrunnlag og etiske standard hardt.

Denne medarbeideren har til sine ledere, kollegaer og underordnede vært tydelig på sin relasjon til en av leverandørene av tjenester og selv tatt ansvar for å unngå situasjoner hvor det vil bli habilitetsutfordringer. En gang ble dette umulig og det ville være uforsvarlig å gjøre noe annet der og da. Rådmannen vurderer ut fra sin erfaring at det var en riktig beslutning.

Hva annet kunne hun gjøre, sier hun selv? Og hva skal jeg som arbeidsgiver svare på det? Hva betyr utsagn som "har hatt muligheten" - "kunne ha påvirket" - for organisasjonen? Det viser at vi som ledere har satt en av våre medarbeidere i en vanskelig situasjon gjennom måten vi har ledet og organisert arbeidet.

  • Ytring og frykt - beskrives subjektivt og har et individuelt preg. Jeg leser en episode som er generalisert gjennom ord som "svakt ytringsklima" og "jakt". Det omtalte møte var et forsøk på å løse opp i en konflikt - og det er ulike oppfatninger om intensjon og hva som faktisk ble sagt.  Jeg forutsetter at BDO har fått flere innspill enn dette ene, og ser i så fall med bekymring på en slik kultur. Det er et lederansvar å legge til rette for en tillitsbasert og åpen kultur.
     
  • Ledelse

Jeg er opptatt av at vi skal ha en trygg og glad arbeidsplass, denne prosessen har selvfølgelig vært en belastningen for en hel organisasjon. Ledere har et særskilt ansvar både for å ha "orden i eget hus" og for å etterleve verdiene våre åpenhet, redelighet, respekt og mot. Samtidig skal vi ha en nytenkende og fremoverlent organisasjon som tilstreber åpenhet i stedet for sikring - og rådmannen vil være opptatt av det. En organisasjon som preges av å ville hverandre vel selv om vi må ta opp vanskelige

Tiltaksplan

  • BDO har kommet med anbefalinger til forbedringspunkter og rådmannen legger merke til at de alle handler om selve anskaffelsesprosessen og myndighet og kompetanse til å gjennomføre slike prosesser. Dette er viktige punkter og rådmannen vil gjennomføre samtlige.
  • Vi arbeider også med revisjon av delegeringsreglementet - og forholdet mellom kommunalsjef, enhetsledere og virksomhetsstyring vil vurderes der. Vi sjekker ut andre kommuners struktur og organisering for å bruke deres erfaringer
  • Nye digitale verktøy implementeres ved nyttår og sikrer dokumentasjon og prosedyrer både ved innkjøp og mulighet for kontroll
  • Vi vil også vurdere å organisere egen innkjøpsavdeling"

Avslutningsvis bekreftet jeg det som BDO innledet med - "det er en risiko å slippe en rapport som inviterer til spekulasjon" og det har vi nå fått. Vi vil tilstrebe å få alt på plass snarest mulig slik at det ikke vil være behov for ytterligere spekulasjoner om vår håndtering av innkjøp.

Rådmann Tone Marie Nybø Solheim

Fant du det du lette etter?

Kontaktinfo

Tone Marie Nybø Solheim
Rådmann

Mobil 908 39 402

Trond-Vegar Johansen
Kommunalsjef støttetjenester

Mobil 926 56 899

E-post: postmottak@grimstad.kommune.no