Stilte spørsmål og svar om innkjøp av helsetjenester i Grimstad kommune

Her legges fortløpende ut spørsmål som rådmannen har fått av pressen og andre, og tilhørende svar, som en oppfølging av BDOs rapport om kjøp av helsetjenester.

16. januar 2017

«Spørsmål: Vil kommunen kreve regress for Farm in Action-leveransene som ikke ble levert mars - august 2015?
Svar (10. desember 2016):
Svaret på dette er nei, da tjenester var tilgjengelige i hele dette tidsrommet.»
Nye spørsmål ang samme sak: Hvordan kan rådmannen så kategorisk avvise spørsmålet, når det ikke finnes avtaler/ kontrakter? (Det kan jo hende at det for eksempel sto noe om hva som skulle skje om tjenestene ikke ble benyttet?) Har rådmannen myndighet til å fastslå at regress ikke er aktuelt – uten å rådføre seg med kommunestyret?
Svar: Ettergivelse må forankres i kommunestyrets budsjettvedtak eller i rådmannens fullmakt etter økonomireglementet. Ettergivelse vil kunne sees på som en utgift og bør i så fall bygge på at det hefter usikkerhet ved om kravet står seg rettslig. En beslutning om å avstå fra å kreve regress hvis det ikke var levert tjenester, ville rådmannen forankre politisk.

I denne saken har det vært mobilisert tjenester i perioden, saken er unntatt offentlighet og vil ikke bli beskrevet ytterligere her. Rådmannen vurderer alle sider ved denne saken i sin interne gjennomgang.

23. desember 2016

Spørsmål om offentliggjøring av dokumenter unntatt offentlighet
Vi har fått spørsmål om hvorvidt Grimstad kommune har fått dokument som ble sendt ut til kontradiksjon. Dette dokumentet var sendt fra BDO til enkeltpersoner som via passord måtte bekrefte konfidensialitet.
Svar: Ved forespørsel til Temark (kontrollutvalgets sekretariat) har vi fått følgende svar:

"Media har krevd innsyn til utkastet gjennom kontrollutvalget.
Media var tidlig ute og ønsket innsyn i utkastet, men ble ikke gitt dette i tråd med offentlighetsloven § 5 andre ledd:

«…Innsyn kan utsetjast for dokument som er utarbeidde av eller til ein revisor for ein kommune eller fylkeskommune, i saker som revisoren skal rapportere til kontrollutvalet, jf. kommuneloven § 78 nr. 5, inntil kontrollutvalet har motteke ein endeleg versjon av dokumentet…»

Etter at den endelige rapporten forelå har media på nytt krevd innsyn gjennom kontrollutvalget i utkastet til rapporten.

Kontrollutvalget og styringsgruppen for prosjektet er et offentlig utvalg og underlagt offentlighetsloven. Siden styringsgruppen ble bedt om å komme med en tilbakemelding på utkast til kontradiksjonen ble det behandlet av utvalget og journalført som normalt. Vi har diskutert dette internt i sekretariatet og har ikke klart å finne annen hjemmel for å kunne unnta dokumentet offentlighet etter at den endelige rapporten foreligger. Når kontrollutvalget fikk en ny henvendelse om innsyn kunne vi ikke etter vår vurdering holde dokumentet tilbake. Dette er etter vår mening det klare minuset med at et politisk oppnevnt utvalg får utkast til rapporter til uttalelse underveis i prosessen.

Ved oversendelsen av dokumentet ble det tydeliggjort at dette var et utkast og at de deler som var fjernet i den endelige rapporten var gjort fordi det ikke var godt nok dokumentert eller var feil. Det ble sagt ifra om at det er den endelige rapporten som teller og at verken BDO eller kontrollutvalget kan stå inne for det som står i utkastet. Vi er av den oppfatning at den endelige rapporten balanserer utkastet og at det som blir skrevet av Agderposten eller andre må stå for deres egen regning, da BDO ikke har funnet bevis for at det er korrekt.

Mvh. Sander Haga Ask
Rådgiver
Temark"

21. desember 2016

Spørsmål vedrørende teambuilding for avdeling i kommunen.
Spørsmål: Var dugnaden i kommunal arbeidstid forankret hos toppledelsen?
Svar: Dette var ikke en dugnad, men et teambuildingsopplegg hvor formålet var å bli bedre kjent på tvers av fagområder gjennom ulike sosiale aktiviteter. Siden TV-programmet Farmen var i Grimstad, ble det foreslått å lage et lignende konsept. Opplegget var forankret hos rådmannen selv om dette er innenfor rammene den enkelte enhetsleder selv har ansvar for.

Spørsmål: Synes rådmannen det er akseptabelt at kommunale ledere sanksjonerer på mistanke mot ansatte som ytrer seg kritisk?
Svar: Ledere som har vært involvert i denne saken kjenner ikke til at det har forekommet sanksjoner for ansatte som ytret seg kritisk.

Spørsmål: Hva vil rådmannen gjøre for å unngå at slike episoder skjer igjen?
Svar:
Rådmannen vil forsøke å finne en god balanse mellom trivsels- og personalaktiviteter som motiverer ansatte i en travel og krevende hverdag og bruk av kommunens ressurser.

20. desember 2016

Spørsmål vedrørende lederes oppfølging av melding om avvik i henhold til innkjøpsreglement.  Spørsmål: Hvordan har saken vært fulgt opp på ledernivå?
Svar: Konstituert rådmann ble informert om saken og innholdet i den nevnte e-posten i møte 29. mars 2016. I møtet ble det orientert om det pågående arbeidet med rammeavtaler for de aktuelle tjenestekjøpene, arbeidet med lukking av avvik fra Statsarkivets arkivtilsyn og innføring av nytt sak/arkivsystem i kommunen. Dette fordi arbeidet med disse sakene var viktige for å sikre bedre kontroll og oversikt over fremtidige tjenestekjøp og dokumentsikkerhet.
I møtet 29. mars ble det også avtalt å informere kontrollutvalget om utviklingen av omfanget av tjenestekjøpene i helse- og omsorgssektoren.
Kontrollutvalget vedtok så i møte 27. april 2016, på eget initiativ og med bakgrunn blant annet i kommunens årsmelding for 2015, å be revisjonen innhente en oversikt over de største leverandørene som leverte tjenester til helse- og omsorgssektoren. I tillegg ble det avtalt en oppfølging mot enhetsleder i sosialtjenesten vedrørende en referansegruppe.

Spørsmål vedrørende utbetaling uten leveranse av tjenester.
Svar: Grimstad kommune har betalt 1 538 637,- kr. til Farm in Action for tilbud til bruker vi ikke fikk levert tjenester til våren 2015.
Tjenesten var tilgjengelig for kommunen i hele det aktuelle, avtalte tidsrommet.
Det er ikke fakturert utover oppdragsperioden. Siste faktura som ble betalt forfalt 1/9-15, og gjaldt oppdragene i august måned.

10. desember 2016

Spørsmål: Vil kommunen foreta forsøke å foreta leverandørkontroll hos Farm in Action for å sjekke at faktureringen har vært i tråd med avtaler og leveranser?
Svar: Ja, i forhold til ny rammeavtale.

Spørsmål: Hvis svaret (ovenfor) er ja; vil det bli foretatt av eksterne?
Svar: Dette er ikke avgjort pr. i dag.

Spørsmål: Vil kommunen kreve regress for Farm in Action-leveransene som ikke ble levert mars - august 2015?
Svar:
Svaret på dette er nei, da tjenester var tilgjengelige i hele dette tidsrommet.

Spørsmål: Hva gjøres konkret nå for å gjøre de ulovlige avtalene lovlige?
Svar: Saken følges opp av rådmannen og vil bli orientert om i kommunestyret i januar 2017.

Fant du det du lette etter?

Kontaktinfo

Tone Marie Nybø Solheim
Rådmann

Mobil 908 39 402

Trond-Vegar Johansen
Kommunalsjef støttetjenester

Mobil 926 56 899

E-post: postmottak@grimstad.kommune.no