Personvern i Grimstad kommune

Personvernerklæring – Grimstad kommune

Denne erklæringen redegjør for Grimstad kommunes behandling av personopplysninger. Erklæringen er ment å gi informasjon til innbyggere og andre brukere av Grimstad kommunes tjenester. Samtidig ønsker vi at erklæringen skal bidra til trygghet og tillit i forhold til at personopplysninger blir behandlet korrekt og sikkert i Grimstad kommune.

Informasjonssikkerhet

Etter personopplysningsloven har vi ansvar for å sørge for at alle personopplysningene om deg er tilstrekkelig sikret. Vi har på bakgrunn av risikoanalyser innført rutiner som skal gi nødvendig sikkerhet. Grimstad kommune har et eget internkontrollsystem som følger opp dette.

Vi sikrer at kun de som har et tjenestelig behov for dette, får tilgang til opplysningene om deg. Videre sikrer vi at opplysninger ikke kan endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette. Vi sikrer at personopplysningene er tilgjengelige når det er nødvendig for å utføre våre arbeidsoppgaver, for å gi deg en best mulig tjeneste. Vi revurderer våre rutiner periodisk slik at sikkerheten til enhver tid skal være så god som mulig. Dersom vi oppdager at en rutine ikke fungerer etter hensikten, følges dette grundig opp.

Personvern og taushetsplikt

Ansatte i Grimstad kommune plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til personlige opplysninger om deg. Dette gjelder også andre opplysninger som skal hemmeligholdes av hensyn til ditt personvern. I enkelte saker er taushetsplikten særlig streng.

Du har rett til innsyn

Du kan henvende deg til en hvilken som helst av våre avdelinger og be om å få vite hva slags personopplysninger vi har om deg, hva de skal brukes til, og hvor de er innhentet fra. Dette gjelder både elektroniske og manuelle registre. Du skal få svar innen 30 dager.

Se også Retningslinjer for innsyn i personopplysninger om elever.

Du kan kreve at feil blir rettet

I utgangspunktet skal vi av eget tiltak rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger. Men oppdager du selv at noe er feil – gi beskjed til oss, så retter vi dette umiddelbart.

Du kan kreve at unødvendige opplysninger om deg blir sperret eller slettet

Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet med registreringen. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel regnskapsloven og arkivloven.

Du skal kunne utøve dine rettigheter gratis

Når du ber om innsyn, retting og sletting er dette gratis.

Grimstad kommunes internettsider

Grimstad kommune innhenter vanlig besøksstatistikk for sine nettsider. Opplysningene benyttes kun i forbindelse med drift og videreutvikling av Grimstad kommunes nettsider.

E-post og skjema på internett

Det er sikkerhetsmessige svakheter ved bruk av e-post. Grimstad kommune har derfor innført automatiske rutiner for viruskontroll av e-post. Det betyr at din e-post vil kunne bli stoppet automatisk. Skjer dette, og du har sendt en henvendelse til oss, ta kontakt for eksempel på telefon.

Vår e-postadresse postmottak@grimstad.kommune.no kan benyttes til enkle spørsmål og henvendelser, og besvares hovedsakelig fortløpende med svar per e-post.

Det samme gjelder Grimstad kommunes skjemaløsninger på internett, som i praksis sender en e-post til Grimstad kommune med de opplysninger du selv velger å legge inn.

Saker som krever mer grundig saksbehandling, eller som er arkivverdig i henhold til arkivloven, blir skrevet ut og registrert som egen sak. Registrerte saker blir foreløpig besvart per post. I noen tilfeller brukes e-post, og ønsker du svar pr. e-post kan du få det.

Vær oppmerksom på at bruk av e-post og åpne skjema på internett har svakheter som gjør at opplysninger kan komme på avveie. Send derfor ikke sensitive eller fortrolige opplysninger med e-post eller via internettskjema.

Partsinnsyn etter forvaltningsloven

Dersom du henvender deg til oss med en klage, vil Grimstad kommune normalt vise til, eller legge ved, din henvendelse når Grimstad kommune tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at Grimstad kommune ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til å nekte en part innsyn i saken dersom han ber om det. Grimstad kommune kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.

Pressens og allmennhetens innsyn etter offentlighetsloven

Hovedregelen etter offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at alle som spør om det, presse og andre, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i kommunens saksdokumenter. Din henvendelse til Grimstad kommune vil dermed også være offentlig, enten den kommer i form av brev, telefaks eller e-post.

Grimstad kommune håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentligheten. Interne dokumenter kan også unntas offentligheten.

Oversikt over personopplysninger

Grimstad kommune har oversikt over alle fagsystem som inneholder personopplysninger. Alle løsninger som er melde- eller konsesjonspliktige, er meldt inn og/eller søkt konsesjon for hos Datatilsynet, i det såkalte ”Meldesystemet”. Se www.datatilsynet.no.

Meldesystemet sørger for en åpenhet rundt behandlingen av personopplysninger i virksomheter. Systemet gjør det mulig for deg som enkeltperson å sjekke hvordan dine personopplysninger blir behandlet, slik at du kan ivareta dine rettigheter.

Videreformidling

Vi skal ikke selge, bytte eller på annen måte videreformidle informasjon av noen art om deg til tredjepart uten at du har samtykket til dette.

Spørsmål om personvern?

Dersom du har spørsmål om behandling av personopplysninger ber vi deg ta kontakt med oss.

Bruk av cookies (informasjonskapsler) på Grimstad kommunes nettsider

En cookie er en liten tekstfil som legges i din nettlesers internminne, og den gir oss statistikk som vi bruker til å gjøre nettsidene og de digitale tjenestene våre bedre for brukerne våre.

Se oversikt over hvilke cookies som brukes på våre nettsider.

Fant du det du lette etter?