Informasjon til kommunens ansatte og ledere

Det er personalhåndboken som gjelder frem til noe annet er informert om på denne siden. 

Hjemmekontor, sikkerhet og personvern

Hjemmekontor og sikkerhet

Bruk av hjemmekontor

23. april 2020: 
For å bremse smittespredning anbefaler myndighetene at arbeidsgivere som har mulighet til det, tilrettelegger for fleksibel arbeidstid, hjemmekontor og møter via videooverføring.

Myndighetene har gitt følgende råd om praktisk gjennomføring og vi ser at dette har fungert relativt bra for de som har hatt mulighet for å jobbe hjemmefra.:

  • Benytt fleksibel arbeidstid når mulig. For eksempel ved å dra tidligere eller senere til jobb enn vanlig.
  • Benytt hjemmekontor når mulig. For eksempel en 50/50 ordning hvor halvparten av arbeidsstyrken gis hjemmekontor vekselsvis annenhver dag.
  • Gjennomfør møter med videooverføring dersom det er mulig for både å redusere antall reiser og antall personer i møterom samtidig.

Kan jeg vende tilbake til kontorplassen min?

Vi har fått en del spørsmål om det er OK å vende tilbake til kontorplassen for å kunne gjøre jobben på arbeidsstedet fremfor å sitte på hjemmekontor.

Rådmannens ledergruppe har diskutert hvordan dette bør være fremover og har konkludert med at det ikke er noe i veien for at medarbeidere sitter på kontorarbeidsplasser så lenge de nasjonale føringene for å begrense smittespredning følges. Max 5 personer samlet og med 2 meters avstand, god håndhygiene, etc.

Det er ikke alle som kan utføre sine arbeidsoppgaver hjemmefra og ikke alle har nødvendige fasiliteter for å kunne fungere optimalt i en hjemmekontor situasjon over tid.

Hjemmekontor eller ikke vil derfor være en vurdering som må gjøres i dialog mellom den ansatte og leder. Det må gjennomføres en helhetsvurdering av oppgaver som skal løses, om kontorløsningen er egnet (eks eget kontor),  hvorvidt det er fornuftig å fortsette å sitte på hjemmekontor eller om det er tilrådelig og anbefalt å gå tilbake til kontoret.

Jobber du fra kontoret så husk å begrense kontakten med andre så langt det er mulig.

Gode vaner som forebygger smitte

 ​Dette kan du gjøre for å forebygge smitte:

  • Maks 5 personer i en gruppe
  • Unngå å hoste eller nyse direkte på andre.
  • Hold minst to meters avstand til andre.
  • Hoste inn i et papirlommetørkle som du kaster. Deretter må du vaske deg på hendene.
  • Hvis du ikke har et papirlommetørkle, bør du hoste i albukroken slik at du ikke sprer dråper ut i lufta.
  • Vask hendene ofte og grundig med såpe og lunkent vann, spesielt når du har vært ute blant folk.
  • Du kan også bruke et desinfeksjonsmiddel som inneholder alkohol, hvis du ikke har såpe og vann tilgjengelig.
  • Finn alternativer til håndhilsing og klemming.

13. mars 2020:

Alle ansatte som har mulighet for det, skal ha hjemmekontor. Ansatte som har bærbar PC eller telefon fra arbeidsgiver, skal ta utstyret med seg hjem. Det må alltid avklares med leder om du kan ta hjemmekontor. 

Selv om du har hjemmekontor, og må du være forberedt på å komme på jobb på kort varsel. 

Tenk sikkerhet når du jobber hjemmefra

IKT Agder ber alle ansatte om å tenke på sikkerheten når du jobber hjemme. 

  • Hjemmekontorvirksomhet kan eksponere sensitive opplysninger i større grad enn når man jobber på arbeidsplassen. Du bør ha økt bevisstgjøring rundt informasjonen som behandles ved hjemmekontor for å redusere at risikoen for at informasjon eksponeres mer enn nødvendig.
  •  Ansatt PC som benyttes hjemme skal ikke lånes bort eller benyttes av andre.
  • Når en arbeider hjemmefra er det viktig å tenke på hvem som har tilgang til PC og sørge for at denne låses på lik linje som på jobb. Vi har også notert oss at en del personer har begynt å dele bilder av «eget hjemmekontor» i sosiale medier. Vi anbefaler at en er forsiktig med å dele slik informasjon i sosiale medier og spesielt hva som er opp på skjermen på disse bildene.
Tenk personvern - informasjon fra Datatilsynet

Datatilsynet har opprettet en side der de samler informasjon som tar for seg ulike problemstillinger knyttet til korona og personvern. De vil oppdatere, utvide og publisere nytt innhold fortløpende: https://www.datatilsynet.no/personvern-pa-ulike-omrader/korona/

Vi oppfordrer ansatte og ledere å følge med på Datatilsynets side og eventuelt kontakte kommunens personvernombud. 

Viderekoble kontortelefon til mobiltelefon


Har du spørmål, kan du kontakte Eva Sæther
Mobil 958 81 844
E-post eva.saether@grimstad.kommune.no

Slik kobler du opp hjemmekontor

Trenger du hjelp? 

Ta kontakt med IKT-Agder via IKTsia.no (skriv inn e-posten din hvis du ikke er på jobb-nettverket) eller på tlf: 37 05 52 20

Slik bruker du Teams

Tenk på nettkapasitet 

Vi oppfordrer ansatte som bruker teamsmøter til å bare bruke lyd, og ikke video. Det vil gi bedre kvalitet for dem som av og til må ha videomøte.

Legge til profilbilde i Teams m.m.

Du kan legge til eller endre profilbilde i Office 365 fra Office.com, eller når du bruker Office 365 programmer på datamaskinen eller i en nettleser på telefonen. Bildet vises overalt det er en profil bilde sirkel i Office 365.

 

Registrering i "Min tid" ved hjemmekontor

Har du hjemmekontor skal du registrere arbeidstid som normalt i Min tid.

Hjemmekontor og omsorgsdager

Har du hjemmekontor og samtidig benytter deg av omsorgsdager, registrerer du den tiden du faktisk jobber, og registrer deg ut når du bruker tiden på barn.

I slutten av uken legger du sammen antall timer du har brukt på barn, og legger inn tilsvarende antall omsorgsdager i skjemaet «fravær» i HR-portalen. Hvilke dager du velger å legge fraværet på velger du selv. For å unngå at flexisaldoen din blir feil i slutten av uken, skal du etterpå registrere full arbeidstid de dagene du ikke får fraværet «sykt barn/barnepass» på.

Slik registrerer du Min tid

Trykk på «REG.TID» for å registrere tiden din

Registrere inn

Dersom du kun vil legge inn starttiden din skal du huke av på «registrere inn», deretter trykker du på «lagre».

Registrere en arbeidsøkt

Ønsker du å registrere en arbeidsøkt i ett legger du inn start-tid og slutt-tid, og deretter trykker du på «lagre».
For å legge til flere arbeidsøkter trykker du på «REG.TID» og legger inn starttid og slutt tid.

Tilgang til ansattportalen

Du må være logget på en kommunal jobb-pc for å komme inn på ansattportalen.

HR-portalen
OBS! Vær oppmerksom på digitale angrep og svindel på nett

E-post og informasjon rundt koronaviruset brukes også i svindelforsøk på nett. Kriminelle og andre aktører utnytter koronasituasjonen for å svindle virksomheter gjennom e-poster eller SMS. Målrettede phishing-angrep med tema knyttet til koronavirusutbruddet har tekster dom oppfordrer deg til å åpne vedlegg eller klikke på lenker. Dette antas å øke i tiden fremover.

Vær oppmerksom på linker i e-post og nettsider som du ikke er helt trygg på er korrekte. Lenkene kan for eksempel gå til nettsider som vil innhente brukernavn og passord fra de som besøker siden, eller laste ned filer og gratisprogrammer. E-post og lenker vil gjerne basere seg på frykt hos enkeltpersoner, eller være rettet mot økonomiske interesser, for eksempel «shipping information for your Company during the corona pandemic».

E-poser kan også være falske ved at de utgir seg for å komme fra organisasjoner som WHO eller statlige helseorganisasjoner som Folkehelseinstituttet, Dette er organisasjoner som befolkningen vanligvis ikke forholder seg mye til, noe som gjør det enklere for kriminelle å etterligne dem. Når dette blir blandet med frykt/usikkerhet, kan det være lavere terskel for å klikke på vedlegg, så det oppfordres til å være ekstra årvåken ovenfor dette.

Rutine for videomøter med sensitivt innhold - oppvekstsektoren

Rutinebeskrivelse for hvordan ansatte i oppvekstsektoren skal gjennomføre videomøter med foresatte, eksterne og internt innen sektoren for å ivareta sensitiv personinformasjon. 

 

 

Reiser og ferie

Reiser og ferie

Reiser og ferie

Norske myndigheter fraråder reiser som ikke er strengt nødvendige, det gjelder reiser til alle land. 
Ansatte må også være forberedt på at fastsatt ferie kan bli endret. 

Se oppdatert informasjon på fhi.no

Tjenestereiser

Tjenestereiser til utlandet skal avlyses for alle ansatte. Tjenestereiser i Norge og tjenestebesøk fra utlandet skal kun gjennomføres dersom det er strengt nødvendig for å opprettholde forsvarlig tjenesteproduksjon.

Spesielt for helsepersonell

5/8-20: Retningslinjer for helsepersonell og andre som jobber tett på pasienter/brukere

Helsepersonell, og andre medarbeidere som jobber tett på pasienter/brukere, skal utvise ekstra varsomhet i forbindelse med utenlandsreiser og besøk fra utlandet. Rådene har som formål at man unngår situasjoner der man bringer smitte inn i helseinstitusjonene eller i pasientens/brukerens hjem.

Her er rådene som skal følges:

  • Medarbeidere i helsetjenesten som velger å reise til «grønne land» utenom Norden, skal testes etter hjemkomst og før de har nær kontakt med pasienter eller brukere. De skal også ha en særlig årvåkenhet ved eventuelle symptomer. Ansatte som kommer fra grønne land utenfor Norden skal testes på dag 3 og dag 7 etter hjemkomst, og kan først gå tilbake på jobb etter negativt svar fra andre test.
  • Medarbeidere som kommer fra røde land skal i 10 dagers karantene skal kun testes dersom de har symptomer.
  • Medarbeidere som mottar besøk i sitt hjem fra karantenepliktige land, bør være særlig oppmerksom på smittefare. Personellet skal ha en dialog med sin leder i forkant av besøket, slik at det kan tas nødvendige forholdsregler for å unngå økt risiko for overføring av smitte.

Du finner mer informasjon på KS' nettsider under Ofte stilte spørsmål punkt 1 under «Reise».

Må arbeidsgiver utbetale lønn under fravær i påvente av testresultat for helsepersonell som reiser til «grønne» land?

17/8-20: Etter anbefaling fra FHI har mange kommuner anmodet helsepersonell som har pasientnært arbeid å ikke reise unødig til land som enda ikke er omfattet av påbudt karantene ved gjenkomst eller reiseforbud. Kommunene har innført retningslinjer om obligatorisk testing etter reise til såkalt “grønne” land.

Les mer om anbefalingene fra FHI.

Helsepersonell har et selvstendig aktsomhetskrav i forbindelse med reise. Se informasjon på nettsidene til Helsedirektoratet.

Selv om det ikke foreligger et forbud mot å reise til disse landene for helsepersonell, har kommunen et selvstendig ansvar om å utføre forsvarlige helsetjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven.

I de tilfeller slik anmodning er gitt av kommunen, vil kommunen kunne infomere om at det ikke vil bli utbetalt lønn for fravær før negativt testresultat foreligger. Arbeidstaker bør i disse tilfellene få mulighet til å innordne seg på ulike måter for å unngå trekk i lønn. De kan for eksempel velge å komme hjem tidligere enn først tenkt for å kunne få testresultatet før neste arbeidsperiode, eller ta igjen den eller de vaktene de ikke kan arbeide på et senere tidspunkt.

 

Opplæringspakke for barnehager og skoler ved åpning etter korona

Opplæringspakke for barnehager og skoler

Opplæringspakker for barnehager og skoler ved åpning etter korona


Opplæringspakker helse- og omsorgstjenester

Opplæringspakker for helsearbeidere

Opplæringspakker - tilpasset opplæring i helse- og omsorgssektoren

Opplæringspakkene er laget for å gi tilpasset opplæring til ansatte og vikarer som bidrar med helse- og omsorgstjenester i krisesituasjonen kommunen nå står overfor.

Det er laget to opplæringspakker, én for faglærte og ufaglærte og én opplæringspakke for frivillige.

 

 

Skoleansatte - digital undervisning

Skoleansatte - digital undervisning

Tekniske problemer med Itslearning

Skolenes læringsplattform Itslearning utsettes for svært høy bruk nå, og leverandøren jobber med å sikre god nok kapasitet og driftsstabilitet på tjenesten. Tekniske problemer kan arte seg som at brukere ikke får logget inn, eller får feilmeldinger i løsningen.

Leverandøren legger ut oppdatert statusinformasjon på disse sidene:
https://support.itslearning.no/en/support/solutions/folders/7000002374 og https://status.itslearning.com/ 

Vi ønsker å ta i bruk en ny læringsressurs

Lærer: Dersom du har funnet en nyttig læringsressurs som du ønsker å ta i bruk med elevene dine for å gi dem et godt tilbud på hjemmeskole, må du først avklare det med ledelsen internt på egen skole.

Skolens ledelse: Ta kontakt med IKT-rådgiver for skole og avklar om tjenesten kan tas i bruk, og om det skal aktiveres Feide-pålogging for tjenesten. Skolen skal ha oversikt over hvilke læringsressurser som er i bruk, og sørge for at disse innfrir krav til personvern og sikkerhet.

Jeg har elever som ikke kan se Teams-video i Itslearning

Dersom eleven ikke har tilgang til pc, vil det ikke la seg gjøre å se streaming av Teams-video gjennom Itslearning. Vi har nå åpnet for bruk av Teams også for elevene, og du kan dermed streame Teams-video direkte fra Teams uten å gå gjennom Itslearning. Da kan elevene logge seg på Teams selv (på pc, nettbrett, mobiltelefon) og se videoen.

Innlogging med 2-faktor Feide

Visma Flyt Skole og Itslearning krever at læreren logger på med 2-faktor Feide.

Dersom du ikke har 2-faktor tilgjengelig, eller den av en eller annen grunn ikke virker for deg, kan du logge på med ID-porten (BankID eller MinID) i stedet.

Ideer og ressurser for digital læring

Kommunen har en rekke digitale verktøy tilgjengelig for skolene, blant annet Itslearning, Kikora, Salaby og Creaza, samt digitale ressurser knyttet til skolenes læreverk.

Vi oppfordrer også lærerne til å følge med, bidra, og gjøre seg nytte av gode ideer og tips som deles gjennom dugnadsarenaene som er opprettet på Facebook:

Det gjøres også en dugnad fra leverandørenes side, ved å stille sine læringsressurser gratis tilgjengelig for skolene i denne perioden. Vi har imidlertid behov for å ha oversikt over, og kunne godkjenne, hvilke ressurser som tas i bruk i skolene i Grimstad. Se punktet Vi ønsker å ta i bruk en ny læringsressurs.

 

God bruk av Itslearning for hjemmeskole

Itslearning har laget en ressursside for lærere, med gode tips til hvordan dere kan bruke løsningen for å gi online-undervisning nå når skolene er stengt.

Kom i gang med Teams i undervisningen

Ressurser for lærere:

 

Karantene og sykdom

Karantene og sykdom

Ansatte som har behov for å være hjemme med barn

 

Kommunens som arbeidsgiver under koronakrisen

På nettsidene til KS finner du svar på ofte stilte spørsmål.