Informasjon til kommunens ansatte og ledere

Det er personalhåndboken som gjelder frem til noe annet er informert om på denne siden. 

Hjemmekontor, sikkerhet og personvern

Hjemmekontor og sikkerhet

Bruk av hjemmekontor

23. april 2020: 
For å bremse smittespredning anbefaler myndighetene at arbeidsgivere som har mulighet til det, tilrettelegger for fleksibel arbeidstid, hjemmekontor og møter via videooverføring.

Myndighetene har gitt følgende råd om praktisk gjennomføring og vi ser at dette har fungert relativt bra for de som har hatt mulighet for å jobbe hjemmefra.:

  • Benytt fleksibel arbeidstid når mulig. For eksempel ved å dra tidligere eller senere til jobb enn vanlig.
  • Benytt hjemmekontor når mulig. For eksempel en 50/50 ordning hvor halvparten av arbeidsstyrken gis hjemmekontor vekselsvis annenhver dag.
  • Gjennomfør møter med videooverføring dersom det er mulig for både å redusere antall reiser og antall personer i møterom samtidig.

Kan jeg vende tilbake til kontorplassen min?

Vi har fått en del spørsmål om det er OK å vende tilbake til kontorplassen for å kunne gjøre jobben på arbeidsstedet fremfor å sitte på hjemmekontor.

Rådmannens ledergruppe har diskutert hvordan dette bør være fremover og har konkludert med at det ikke er noe i veien for at medarbeidere sitter på kontorarbeidsplasser så lenge de nasjonale føringene for å begrense smittespredning følges. Max 5 personer samlet og med 2 meters avstand, god håndhygiene, etc.

Det er ikke alle som kan utføre sine arbeidsoppgaver hjemmefra og ikke alle har nødvendige fasiliteter for å kunne fungere optimalt i en hjemmekontor situasjon over tid.

Hjemmekontor eller ikke vil derfor være en vurdering som må gjøres i dialog mellom den ansatte og leder. Det må gjennomføres en helhetsvurdering av oppgaver som skal løses, om kontorløsningen er egnet (eks eget kontor),  hvorvidt det er fornuftig å fortsette å sitte på hjemmekontor eller om det er tilrådelig og anbefalt å gå tilbake til kontoret.

Jobber du fra kontoret så husk å begrense kontakten med andre så langt det er mulig.

Gode vaner som forebygger smitte

 ​Dette kan du gjøre for å forebygge smitte:

  • Maks 5 personer i en gruppe
  • Unngå å hoste eller nyse direkte på andre.
  • Hold minst to meters avstand til andre.
  • Hoste inn i et papirlommetørkle som du kaster. Deretter må du vaske deg på hendene.
  • Hvis du ikke har et papirlommetørkle, bør du hoste i albukroken slik at du ikke sprer dråper ut i lufta.
  • Vask hendene ofte og grundig med såpe og lunkent vann, spesielt når du har vært ute blant folk.
  • Du kan også bruke et desinfeksjonsmiddel som inneholder alkohol, hvis du ikke har såpe og vann tilgjengelig.
  • Finn alternativer til håndhilsing og klemming.

13. mars 2020:

Alle ansatte som har mulighet for det, skal ha hjemmekontor. Ansatte som har bærbar PC eller telefon fra arbeidsgiver, skal ta utstyret med seg hjem. Det må alltid avklares med leder om du kan ta hjemmekontor. 

Selv om du har hjemmekontor, og må du være forberedt på å komme på jobb på kort varsel. 

Tenk sikkerhet når du jobber hjemmefra

IKT Agder ber alle ansatte om å tenke på sikkerheten når du jobber hjemme. 

  • Hjemmekontorvirksomhet kan eksponere sensitive opplysninger i større grad enn når man jobber på arbeidsplassen. Du bør ha økt bevisstgjøring rundt informasjonen som behandles ved hjemmekontor for å redusere at risikoen for at informasjon eksponeres mer enn nødvendig.
  •  Ansatt PC som benyttes hjemme skal ikke lånes bort eller benyttes av andre.
  • Når en arbeider hjemmefra er det viktig å tenke på hvem som har tilgang til PC og sørge for at denne låses på lik linje som på jobb. Vi har også notert oss at en del personer har begynt å dele bilder av «eget hjemmekontor» i sosiale medier. Vi anbefaler at en er forsiktig med å dele slik informasjon i sosiale medier og spesielt hva som er opp på skjermen på disse bildene.
Tenk personvern - informasjon fra Datatilsynet

Datatilsynet har opprettet en side der de samler informasjon som tar for seg ulike problemstillinger knyttet til korona og personvern. De vil oppdatere, utvide og publisere nytt innhold fortløpende: https://www.datatilsynet.no/personvern-pa-ulike-omrader/korona/

Vi oppfordrer ansatte og ledere å følge med på Datatilsynets side og eventuelt kontakte kommunens personvernombud. 

Viderekoble kontortelefon til mobiltelefon


Har du spørmål, kan du kontakte Eva Sæther
Mobil 958 81 844
E-post eva.saether@grimstad.kommune.no

Slik kobler du opp hjemmekontor

Trenger du hjelp? 

Ta kontakt med IKT-Agder via IKTsia.no (skriv inn e-posten din hvis du ikke er på jobb-nettverket) eller på tlf: 37 05 52 20

Slik bruker du Teams

Tenk på nettkapasitet 

Vi oppfordrer ansatte som bruker teamsmøter til å bare bruke lyd, og ikke video. Det vil gi bedre kvalitet for dem som av og til må ha videomøte.

Legge til profilbilde i Teams m.m.

Du kan legge til eller endre profilbilde i Office 365 fra Office.com, eller når du bruker Office 365 programmer på datamaskinen eller i en nettleser på telefonen. Bildet vises overalt det er en profil bilde sirkel i Office 365.

 

Registrering i "Min tid" ved hjemmekontor

Har du hjemmekontor skal du registrere arbeidstid som normalt i Min tid.

Hjemmekontor og omsorgsdager

Har du hjemmekontor og samtidig benytter deg av omsorgsdager, registrerer du den tiden du faktisk jobber, og registrer deg ut når du bruker tiden på barn.

I slutten av uken legger du sammen antall timer du har brukt på barn, og legger inn tilsvarende antall omsorgsdager i skjemaet «fravær» i HR-portalen. Hvilke dager du velger å legge fraværet på velger du selv. For å unngå at flexisaldoen din blir feil i slutten av uken, skal du etterpå registrere full arbeidstid de dagene du ikke får fraværet «sykt barn/barnepass» på.

Slik registrerer du Min tid

Trykk på «REG.TID» for å registrere tiden din

Registrere inn

Dersom du kun vil legge inn starttiden din skal du huke av på «registrere inn», deretter trykker du på «lagre».

Registrere en arbeidsøkt

Ønsker du å registrere en arbeidsøkt i ett legger du inn start-tid og slutt-tid, og deretter trykker du på «lagre».
For å legge til flere arbeidsøkter trykker du på «REG.TID» og legger inn starttid og slutt tid.

Tilgang til ansattportalen

Du må være logget på en kommunal jobb-pc for å komme inn på ansattportalen.

HR-portalen
OBS! Vær oppmerksom på digitale angrep og svindel på nett

E-post og informasjon rundt koronaviruset brukes også i svindelforsøk på nett. Kriminelle og andre aktører utnytter koronasituasjonen for å svindle virksomheter gjennom e-poster eller SMS. Målrettede phishing-angrep med tema knyttet til koronavirusutbruddet har tekster dom oppfordrer deg til å åpne vedlegg eller klikke på lenker. Dette antas å øke i tiden fremover.

Vær oppmerksom på linker i e-post og nettsider som du ikke er helt trygg på er korrekte. Lenkene kan for eksempel gå til nettsider som vil innhente brukernavn og passord fra de som besøker siden, eller laste ned filer og gratisprogrammer. E-post og lenker vil gjerne basere seg på frykt hos enkeltpersoner, eller være rettet mot økonomiske interesser, for eksempel «shipping information for your Company during the corona pandemic».

E-poser kan også være falske ved at de utgir seg for å komme fra organisasjoner som WHO eller statlige helseorganisasjoner som Folkehelseinstituttet, Dette er organisasjoner som befolkningen vanligvis ikke forholder seg mye til, noe som gjør det enklere for kriminelle å etterligne dem. Når dette blir blandet med frykt/usikkerhet, kan det være lavere terskel for å klikke på vedlegg, så det oppfordres til å være ekstra årvåken ovenfor dette.

Rutine for videomøter med sensitivt innhold - oppvekstsektoren

Rutinebeskrivelse for hvordan ansatte i oppvekstsektoren skal gjennomføre videomøter med foresatte, eksterne og internt innen sektoren for å ivareta sensitiv personinformasjon. 

 

 

Reiser og ferie

Reiser og ferie

Reiser og ferie

Norske myndigheter fraråder reiser som ikke er strengt nødvendige, det gjelder reiser til alle land. 
Ansatte må også være forberedt på at fastsatt ferie kan bli endret. 

Se oppdatert informasjon på fhi.no

Spesielt for helsepersonell

7/5-20: Helsepersonell som jobber med pasientbehandling frarådes å reise til utlandet – både tjenestereiser og privatreiser. De vil få kostnadene kompensert. 

Tjenestereiser

Tjenestereiser til utlandet skal avlyses for alle ansatte. Tjenestereiser i Norge og tjenestebesøk fra utlandet skal kun gjennomføres dersom det er strengt nødvendig for å opprettholde forsvarlig tjenesteproduksjon.

 

Opplæringspakke for barnehager og skoler ved åpning etter korona

Opplæringspakke for barnehager og skoler

Opplæringspakker for barnehager og skoler ved åpning etter korona


Opplæringspakker helse- og omsorgstjenester

Opplæringspakker for helsearbeidere

Opplæringspakker - tilpasset opplæring i helse- og omsorgssektoren

Opplæringspakkene er laget for å gi tilpasset opplæring til ansatte og vikarer som bidrar med helse- og omsorgstjenester i krisesituasjonen kommunen nå står overfor.

Det er laget to opplæringspakker, én for faglærte og ufaglærte og én opplæringspakke for frivillige.

 

 

Skoleansatte - digital undervisning

Skoleansatte - digital undervisning

Tekniske problemer med Itslearning

Skolenes læringsplattform Itslearning utsettes for svært høy bruk nå, og leverandøren jobber med å sikre god nok kapasitet og driftsstabilitet på tjenesten. Tekniske problemer kan arte seg som at brukere ikke får logget inn, eller får feilmeldinger i løsningen.

Leverandøren legger ut oppdatert statusinformasjon på disse sidene:
https://support.itslearning.no/en/support/solutions/folders/7000002374 og https://status.itslearning.com/ 

Vi ønsker å ta i bruk en ny læringsressurs

Lærer: Dersom du har funnet en nyttig læringsressurs som du ønsker å ta i bruk med elevene dine for å gi dem et godt tilbud på hjemmeskole, må du først avklare det med ledelsen internt på egen skole.

Skolens ledelse: Ta kontakt med IKT-rådgiver for skole og avklar om tjenesten kan tas i bruk, og om det skal aktiveres Feide-pålogging for tjenesten. Skolen skal ha oversikt over hvilke læringsressurser som er i bruk, og sørge for at disse innfrir krav til personvern og sikkerhet.

Jeg har elever som ikke kan se Teams-video i Itslearning

Dersom eleven ikke har tilgang til pc, vil det ikke la seg gjøre å se streaming av Teams-video gjennom Itslearning. Vi har nå åpnet for bruk av Teams også for elevene, og du kan dermed streame Teams-video direkte fra Teams uten å gå gjennom Itslearning. Da kan elevene logge seg på Teams selv (på pc, nettbrett, mobiltelefon) og se videoen.

Innlogging med 2-faktor Feide

Visma Flyt Skole og Itslearning krever at læreren logger på med 2-faktor Feide.

Dersom du ikke har 2-faktor tilgjengelig, eller den av en eller annen grunn ikke virker for deg, kan du logge på med ID-porten (BankID eller MinID) i stedet.

Ideer og ressurser for digital læring

Kommunen har en rekke digitale verktøy tilgjengelig for skolene, blant annet Itslearning, Kikora, Salaby og Creaza, samt digitale ressurser knyttet til skolenes læreverk.

Vi oppfordrer også lærerne til å følge med, bidra, og gjøre seg nytte av gode ideer og tips som deles gjennom dugnadsarenaene som er opprettet på Facebook:

Det gjøres også en dugnad fra leverandørenes side, ved å stille sine læringsressurser gratis tilgjengelig for skolene i denne perioden. Vi har imidlertid behov for å ha oversikt over, og kunne godkjenne, hvilke ressurser som tas i bruk i skolene i Grimstad. Se punktet Vi ønsker å ta i bruk en ny læringsressurs.

 

God bruk av Itslearning for hjemmeskole

Itslearning har laget en ressursside for lærere, med gode tips til hvordan dere kan bruke løsningen for å gi online-undervisning nå når skolene er stengt.

Kom i gang med Teams i undervisningen

Ressurser for lærere:

 

Karantene og sykdom

Karantene og sykdom

Ansatte som har behov for å være hjemme med barn

Oppdaterte regler hos NAV for omsorgspenger i forbindelse med koronaviruset

Når du må være hjemme med barn fordi skoler og barnehager er stengt, oppfordres det til bruk av hjemmekontor og fleksibel arbeidstid. Dette avtaler du med din nærmeste leder.

Dette er en krevende situasjon, men vi kan ikke la alt stoppe opp. Det er viktig å også holde fokus på jobben og de oppgavene hver og en av oss har, og etter beste evne balansere dette med å være hjemme med barna. Der fleksible løsninger ikke er et alternativ eller tilstrekkelig, vil du ha rett på omsorgspenger («hjemme med sykt barn»). 
Regjeringen.no: Rettigheter ved stengte skoler og barnehager

Ny regler for egenmelding/sykemelding fra 1. juni

Fra 1. juni kan du ikke lenger kreve å få bruke egenmelding de første 16 dagene av sykefraværet.
Dette gjelder også Covid-19-relatert fravær.
Se informasjon på regjeringen.no

Hvordan føre fravær i HR-portalen

Omsorgspenger (sykt barn/barnepasser)

Se nettsidene til NAV for mer informasjon om ordningen, kvoter osv.

479 Karantene/korona barn/barnepasser 

  • Når barnet er smittet eller mistanke om smitte av korona og karantene.
  • 13.03: Kan brukes når barnehager og skoler som er stengt pga korona
  • Når barnehagene åpner 20.04 og skolene åpner 27.04:
    • Kan bruke enkelttimer hvis barnehagen har redusert åpningstid, men må da summere opp og registrere hele dager med kommentar.
    • Skal bruke denne hvis de må være hjemme med barn som ikke kan gå i barnehage skole av særlige smittervernhensyn, dette kan gjelde barnet eller andre familiemedlemmer som barnet bor sammen med. Denne kan brukes selv om antall omsorgsdager er brukt opp. Må ha bekreftelse fra lege på særskilte smittevernhensyn som må ivaretas.
    • Ansatte som velger å holde barn hjemme fra barnehage/skole har ikke rett på lønn/omsorgspenger.

470/471 Sykt barn/barnepasser

  • Brukes «som vanlig» til fravær som ikke er relatert til korona.

Egenmelding

129 Karantene/korona egenmelding 

  • Skal brukes dersom sykefraværet skyldes korona. Det innebærer at den ansatte enten er smittet, mistenkt smittet eller i lovpålagt karantene.
  • NB. Den ansatte må oppgi at fraværet skyldes korona, gjøres i merknadsfeltet. Hvis dette ikke gjøres kan vi ikke søke refusjon.

120 Egenmelding

  • Brukes «som vanlig» til fravær som ikke er relatert til korona.

Sykemelding

119 Karantene/korona sykemelding 

  • Skal brukes dersom sykefraværet skyldes korona.
  • NB. Lege eller ansatt må opplyse om at fraværet skyldes korona, men vi kan ikke kreve diagnose. Hvis dette ikke gjøres kan vi ikke søke refusjon.

110 Sykemelding

  • Brukes «som vanlig» til fravær som ikke er relatert til korona.

 

Kommunens som arbeidsgiver under koronakrisen

Kommunens rolle som arbeidsgiver

Kommunens rolle som arbeidsgiver under koronaepidemien

nettsidene til KS finner du svar på ofte stilte spørsmål: