Innsyn og postliste

Hvem kan søke om innsyn?

Alle har rett til å be om innsyn i offentlige dokumenter. Det er ikke noe krav at den som krever innsyn må ha saklig interesse. Innsynskravet må imidlertid gjelde en bestemt sak eller saker av bestemt art.

Hva kan jeg få innsyn i? 

Hovedregelen er at du kan be om innsyn i offentlige dokumenter, journaler og lignende registre, som betyr at du blant annet kan be om innsyn i:

• Saksliste eller saksdokumenter til kommunestyret eller annet kommunalt folkevalgt organ
• Dokumenter til/fra kommunens kontrollutvalg, klagenemnd eller kommunal revisjon
• Dokumenter til/fra enheter
   

Et dokument finnes ikke bare på papir. Informasjon på for eksempel e-post og SMS kan være et dokument så lenge det er knyttet til saksliste eller saksdokument.

I Grimstad kommune er dokumenter hos planavdelingen og byggesaksavdelingen som hovedregel publisert i fulltekst. Det vil si at du kan lese dokumentene på nettsiden, og du slipper arbeidet med å søke om innsyn. Det vil fortsatt være noen dokumenter som unntas offentlighet av for eksempel personvern- eller konkurransehensyn.

Det er unntak fra innsynsretten:

• Kommunen har plikt til å nekte innsyn i opplysninger som er taushetsbelagte eller unntatt offentlighet.
• Kommunen kan nekte innsyn i interne dokumenter (for eksempel arbeidsdokumenter) og dokumenter som er innhentet utenfra for den interne saksbehandlingen (for eksempel dokumenter i tilsettingssaker og dokumenter i avtaleforhandlinger)

Slik bestiller du innsyn  

På eInnsyn kan du søke etter et bestemt dokument i postlisten eller du kan bruke filtreringsfunksjonen til å se postlisten for en dag eller en lengre periode. Trykk på knappen “Bestill” for å be om innsyn i et dokument.
Veiledning - slik bestiller du innsyn i et dokument via eInnsyn

For eventuelle saksdokumenter som ikke ligger offentlig på postlista, må det sendes en henvendelse til sikker digital post eller via postmottak. 

• E-post: postmottak@grimstad.kommune.no
• Send sikker digital post

Behandling av forespørsler om innsyn

Kommunen skal behandle forespørsler om innsyn så raskt som mulig. Det betyr vanligvis innen én til tre arbeidsdager. Hvis innsynet er omfattende, kan det ta lengre tid. Du skal da få tilbakemelding fra kommunen om det.

Den som har fått avslag på innsynsbegjæring kan innen tre uker kreve nærmere begrunnelse for avslaget. Det er også mulig å klage på avslaget til Statsforvalteren. Klagen skal sendes til Grimstad kommune, som behandler klagen. Dersom ikke klagen blir tatt til følge, skal kommunen videresende klagen til Statsforvalteren. 

Hvem kan søke om innsyn?

Som part i en sak har man rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter. 

Hva kan jeg få innsyn i?

Som hovedregel har man som part innsyn i alle sakens dokumenter, men noen dokumenter kan unntas fra innsyn. For eksempel kan organinterne dokumenter og dokument som inneholder råd om og vurderinger av hvordan et organ bør opptre i en sak, i noen tilfeller unntas fra innsyn.

Slik bestiller du innsyn  

For innsyn som gjelder saker med personopplysninger, eller som på annen måte er unntatt offentlighet, må innsynskrav sendes via sikker digital post. 

Sikker digital post

Hvis saken ikke er unntatt offentlighet eller inneholder personopplysninger kan du henvende deg til postmottak@grimstad.kommune.no. Oppgi gjerne referansenummeret til saken det gjelder, eventuelt annet som gjør at kommunen kan finne ut hvilken sak det gjelder. 

Behandling av forespørsler om innsyn?

Kommunen skal behandle forespørsler om innsyn så raskt som mulig. Det betyr vanligvis innen én til tre arbeidsdager. Hvis innsynet er omfattende, kan det ta lengre tid. Du skal da få tilbakemelding fra kommunen om det.

Den som har fått avslag på innsynsbegjæring kan klage på avslaget til Statsforvalteren. Klagen skal sendes til Grimstad kommune, som behandler klagen. Dersom ikke klagen blir tatt til følge, skal kommunen videresende klagen til Statsforvalteren. 

Hvem kan søke om innsyn?

Alle kan be om innsyn etter personopplysningsloven. Foresatte kan be om innsyn i personopplysninger om egne barn. Som foresatt har man rett til innsyn i barnas dokumentasjon frem til de er 16 år for helsejournaler, og 18 år for andre journaler.

Som fullmektig/verge kan du be om innsyn på vegne av andre. Fullmektig/verge, som ikke er advokat, må fremvise fullmakt for at vi skal behandle innsynsforespørselen.

Advokat eller advokatfullmektig kan be om innsyn dersom de har samtykke. Advokater trenger ikke fremvise fullmakt i henhold til Forvaltningsloven § 12.

Hva kan jeg få innsyn i?

Du skal få en bekreftelse på hvorvidt det behandles opplysninger om deg.

Dersom du er registrert skal du få opplyst:

• Formålet med behandlingen
• Kategorier av opplysninger
• Hvem opplysningene er utlevert til
• Lagringstid
• Retten til å kreve informasjon rettet, slettet eller begrenset
• Retten til å klage til Datatilsynet
• Informasjon om kilden til opplysningene
• Automatiserte behandlinger

Hvilke opplysninger har Grimstad kommune om deg? 

De fleste sektorer som arbeider ut mot kommunens innbyggere produserer dokumentasjon. Det betyr at vi har arkiver knyttet til barnehage, skole, helsestasjonstjeneste, barnevern, rusoppfølging, boligsosiale tilbud, tilbud knyttet til psykisk helse og annet. 

Det må være et kommunalt tilbud for at det skal finnes dokumenter i kommunen. 

Selv om du har mottatt tjenester fra Grimstad kommune er det ikke sikkert at vi har dokumentasjon om deg. Det kan skyldes flere ting. Det er ikke alt som er arkivverdig nå som var arkivverdig tidligere og en god del dokumentasjon kan, i tråd med lovverket, ha blitt slettet.

Slik bestiller du innsyn  

Når du ber om innsyn skal kommunen sikre at innsyn gis til riktig person. Det innebærer at innsyn etter personopplysningsloven skal sendes som sikker digital post. Alternativt må du møte på rådhuset og vise gyldig legitimasjon. 

Sikker digital post

Svar fra kommunen sendes via eDialog eller via brev. Hvis du ikke åpner digital post innen to dager, vil informasjonen sendes til deg som A-post på folkeregistrert adresse.

Behandling av forespørsler om innsyn?

Kommunen skal behandle forespørsler om innsyn i personopplysninger uten ugrunnet opphold og normalt senest innen 30 dager. Hvis innsynet er omfattende, kan det ta lengre tid. Du skal da få tilbakemelding fra kommunen om det.

Har du fått avslag på innsynsbegjæringen kan du sende klage til Grimstad kommune. Dersom klagen ikke tas til følge, er Datatilsynet klageinstans etter personopplysningsloven.

For mer utfyllende informasjon kan du se:

• Personvernerklæring for Grimstad kommune
• Retningslinjer for innsyn i personopplysninger om elever