Generelt
Personopplysninger om elever lagres og behandles i de av kommunens fagsystemer som er beregnet til dette formålet. I sak-/arkivsystemet er det en eller flere elevmapper for den enkelte elev. Ut over eleven selv, er det kun enhetsleder, saksbehandler og/eller de ansatte som til vanlig arbeider med eleven, som har tilgang til elevmappen (både den digitale og den fysiske) og andre personopplysninger.
Grimstad kommune ønsker at det ikke oversendes sensitive opplysninger om elever via e-post. Slike opplysninger kan i stedet sendes som sikker digital post til kommunen (pålogging med ID-porten).
Hvorfor behandler vi personopplysninger om elever og foresatte?
Grimstad kommune samler inn og behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre våre lovpålagte oppgaver i skolen, blant annet undervisning og oppfølging av den enkelte elev. Når vi behandler personopplysninger, betyr det for eksempel at vi samler inn opplysningene, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem eller utleverer dem.
Dersom Grimstad kommune skal behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre våre lovpålagte oppgaver, vil du bli informert om at det er frivillig å gi fra seg opplysningene, hva som er formålet med behandlingen og at du må gi ditt eksplisitte samtykke. Dette samtykket kan når som helst trekkes tilbake.
Hva er det rettslige grunnlaget for behandling av dine personopplysninger?
De fleste behandlinger av personopplysninger i Grimstadskolen er hjemlet i lov for å kunne levere kommunale tjenester. Her er noen sentrale lover og forskrifter som regulerer kommunens behandling av personopplysninger som gjelder elever og foresatte:
- Opplæringsloven inneholder regler om blant annet innsamling, bruk og lagring av opplysninger til bruk i grunnskolen.
- Europeisk personvernforordning (GDPR) regulerer kommunens behandling av personopplysninger.
- Personopplysningsloven utfyller personvernforordningen (GDPR) på enkelte områder.
- Arkivloven inneholder blant annet regler for hvordan dokumenter lagres, samt avlevering til arkivinstitusjon.
- Forvaltningsloven inneholder regler for offentlig saksbehandling, blant annet bestemmelser om taushetsplikt.
Hvor henter vi opplysninger fra?
Når vi tilbyr lovpålagte tjenester til våre innbyggere, kan vi, dersom det er nødvendig, hente opplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller offentlige registre, for eksempel fra Folkeregisteret. I forbindelse med dine tjenester og ytelser i kommunen, har du alltid rett til å få vite hvor vi henter opplysninger om deg.
Hvilke personopplysninger behandler vi?
- Kontaktopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse.
- Opplysninger om dine relasjoner til andre, eksempelvis navn på foresatte, søsken, ektefelle, samboer, barn, sivilstatus.
- Opplysninger knyttet til de tjenester som du som innbygger benytter, i dette tilfellet skole.
Eksempler på personopplysninger som behandles i ulike fagsystemer
- Personopplysninger i Visma Flyt Skole
- Elev: Fødselsnummer, fornavn, etternavn, adresse, telefon, e-postadresse, morsmålsopplysninger, skoletilhørighet, klasse, karakterer, orden/oppførsel, fravær, vitnemål, fakturainformasjon (SFO), SFO-tilhørighet, kommunikasjon skole/hjem, halvårsvurderinger, permisjonssøknader.
- Foresatte: Fødselsnummer, navn, adresse, telefon, e-postadresse, relasjon til barn, evt. informasjon om betalingsmoderasjon (SFO).
- Personopplysninger i Skooler
- Kontaktinformasjon (navn, e-post, telefonnummer, adresse mm.) Kontaktinformasjon til foreldre eller foresatte, kommunikasjon (diskusjoner/avklaringer, kommentarer til innlegg, varsler mm.), opplæringsmateriell, vurderinger, resultater, karakterer
, kalenderoppføringer og informasjon om hendelser og arrangementer, dokumenter, presentasjoner, bilder, lekser, oppgaver mm.
- Personopplysninger i Showbie
- Fornavn, etternavn, brukernavn, elevarbeider, kommunikasjon elev/lærer, vurderinger, resultater.
- Personopplysninger i AD/Office 365 (brukerkonto Windows og Feide-tjenester)
- Fødselsnummer, fornavn, mellomnavn, etternavn, fødselsdato, kjønn, status, skole, trinn og klasse, faggrupper, kontaktlærer, brukernavn.
Du kan lese mer på Datatilsynet sine sider om hva som regnes som personopplysninger.
Innsyn i elevers personopplysninger
Som foresatt har du rett til å be om innsyn i dine barns personopplysninger. Begge foreldre har som hovedregel rett til å få innsyn i egne barns registrerte opplysninger. Dette gjelder også dersom foreldrene bor hver for seg.
Dersom en av foreldrene ikke har foreldreansvar for barnet, gjelder det egne regler. Som hovedregel har en foresatt som ikke har foreldreansvar, ikke rett til innsyn i elevmappen for sitt barn eller til andre opplysninger om barnet, med mindre det er gitt skriftlig samtykke fra den som har foreldreansvaret.
Dersom andre, for eksempel steforeldre, fosterforeldre, slektninger, media eller advokat, ber om innsyn i en elevmappe, skal begjæringen inneholde en begrunnelse for behovet for innsyn, spesifikasjon av hvilke typer opplysninger man ønsker innsyn i, og hvordan opplysningene skal behandles videre. Begjæringen skal forelegges elevens foresatte, som må gi skriftlig samtykke dersom innsyn skal tillates.
Ved begjæring om opplysninger om barnet på grunnlag av lov eller dom, skal skolen på eget initiativ vurdere å informere eleven og/eller elevens foresatte om at slike opplysninger vil bli utlevert.
Du kan be om innsyn i dokumenter som skolen har utarbeidet for sin interne saksforberedelse, men dette er ingen rettighet.
Den som ber om innsyn, må utforme en begjæring (henstilling) til rektor om hvilke dokumenter man ønsker innsyn i, og om man ønsker kopier av enkeltdokumenter. Innsynet skal skje under oppsyn i skolens lokaler. Ønskes kopier av enkeltdokumenter, skal disse overleveres personlig til den som ønsker kopiene eller de sendes via kommunens sak- og arkivsystem.
Unntak fra retten til innsyn: Retten til innsyn omfatter ikke opplysninger som ansees å kunne være til skade for elevens helse og sikkerhet, eller som kan skade forholdet til mennesker som står eleven nær. Unntaket fra innsynsretten gjelder også der det ved lov eller dom er pålagt en taushetsplikt. Som nevnt foran har man heller ikke plikt til å gi innsyn i dokumenter som skolen har utarbeidet for sin interne saksforberedelse.
Du kan lese mer om innsyn, samt om øvrige rettigheter og klagemuligheter i vår generelle personvernerklæring for Grimstad kommune.
Hvordan tar vi vare på personopplysningene dine?
Vi beskytter opplysningene i registrene på ulike måter, for eksempel gjennom løsninger for informasjonssikkerhet, tilgangsstyring til systemene og fysisk ved å kontrollere hvem som har tilgang til bygningene våre. Vi sikrer at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til dine opplysninger, og vi kontrollerer de ansattes behandling av personopplysninger i datasystemene.
Alle ansatte i kommunen gjennomgår opplæring i hvordan personopplysninger skal behandles. I tilfeller der eksterne behandler personopplysninger på vegne av kommunen, reguleres behandlingen av en databehandleravtale inngått mellom kommunen og leverandøren.
Vi arbeider for at din personlige informasjon hovedsakelig skal håndteres innenfor EU/EØS. I noen tilfeller, for eksempel når vi deler informasjonen med en leverandør som håndterer personopplysninger på vegne av kommunen, kan data lagres i et tredjeland. I slike tilfeller er beskyttelsesnivået garantert enten ved beslutning fra EU-kommisjonen om at det berørte landet sikrer et tilstrekkelig beskyttelsesnivå, eller ved bruk av såkalte passende beskyttelsesforanstaltninger, for eksempel godkjent adferdskodeks i mottakerlandet, EU-modellklausuler.
Hvor lenge oppbevarer vi personopplysningene dine?
Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt, lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i arkivloven.
Personopplysninger som vi behandler på bakgrunn av ditt samtykke vil bli slettet dersom ditt samtykke trekkes tilbake av deg, eller dersom formålet med behandlingen er oppnådd.