Innsyn og postliste

Hvem kan søke om innsyn?

Alle har rett til å be om innsyn i offentlige dokumenter. Det er ikke noe krav at den som krever innsyn må ha saklig interesse. Innsynskravet må imidlertid gjelde en bestemt sak eller saker av bestemt art.

Hva kan jeg få innsyn i? 

Hovedregelen er at du kan be om innsyn i offentlige dokumenter, journaler og lignende registre, som betyr at du blant annet kan be om innsyn i:

• Saksliste eller saksdokumenter til kommunestyret eller annet kommunalt folkevalgt organ
• Dokumenter til/fra kommunens kontrollutvalg, klagenemnd eller kommunal revisjon
• Dokumenter til/fra enheter
   

Et dokument finnes ikke bare på papir. Informasjon på for eksempel e-post og SMS kan være et dokument i lovens forstand. 

I Grimstad kommune er dokumenter hos planavdelingen og byggesaksavdelingen som hovedregel publisert i fulltekst. Det vil si at du kan lese dokumentene på nettsiden, og du slipper arbeidet med å søke om innsyn. Det vil fortsatt være noen dokumenter som unntas offentlighet av for eksempel personvern- eller konkurransehensyn.

Det er unntak fra innsynsretten:

• Kommunen har plikt til å nekte innsyn i opplysninger som er taushetsbelagte (for eksempel personlige helseopplysninger)
• Kommunen kan nekte innsyn i interne dokumenter (for eksempel arbeidsdokumenter) og dokumenter som er innhentet utenfra for den interne saksbehandlingen (for eksempel dokumenter i tilsettingssaker og dokumenter i avtaleforhandlinger)

Slik bestiller du innsyn  

På eInnsyn kan du søke etter et bestemt dokument i postlisten eller du kan bruke filtreringsfunksjonen til å se postlisten for en dag eller en lengre periode. Trykk på knappen “Bestill” for å be om innsyn i et dokument.
Veiledning - slik bestiller du innsyn i et dokument via eInnsyn

Behandling av forespørsler om innsyn

Kommunen skal behandle forespørsler om innsyn så raskt som mulig. Det betyr vanligvis innen én til tre arbeidsdager. Hvis innsynet er omfattende, kan det ta lengre tid. Du skal da få tilbakemelding fra kommunen om det.

Den som har fått avslag på innsynsbegjæring kan innen tre uker kreve nærmere begrunnelse for avslaget. Det er også mulig å klage på avslaget til Statsforvalteren. Klagen skal sendes til Grimstad kommune, som behandler klagen. Dersom ikke klagen blir tatt til følge, skal kommunen videresende klagen til Statsforvalteren. 

Hvem kan søke om innsyn?

Som part i en sak har man rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter. 

Hva kan jeg få innsyn i?

Som hovedregel har man som part innsyn i alle sakens dokumenter, men noen dokumenter kan unntas fra innsyn. For eksempel kan organinterne dokumenter og dokument som inneholder råd om og vurderinger av hvordan et organ bør opptre i en sak, i noen tilfeller unntas fra innsyn.

Slik bestiller du innsyn  

For å be om innsyn som part, så er det beste at du henvender deg direkte på e-post eller telefon til den som er saksbehandler for saken det gjelder. Du kan også henvende deg til postmottak@grimstad.kommune.no. Oppgi gjerne referansenummeret til saken det gjelder, eventuelt annet som gjør at kommunen kan finne ut hvilken sak det gjelder. 

Behandling av forespørsler om innsyn?

Kommunen skal behandle forespørsler om innsyn så raskt som mulig. Det betyr vanligvis innen én til tre arbeidsdager. Hvis innsynet er omfattende, kan det ta lengre tid. Du skal da få tilbakemelding fra kommunen om det.

Den som har fått avslag på innsynsbegjæring kan klage på avslaget til Statsforvalteren. Klagen skal sendes til Grimstad kommune, som behandler klagen. Dersom ikke klagen blir tatt til følge, skal kommunen videresende klagen til Statsforvalteren. 

Hvem kan søke om innsyn?

Du kan be om innsyn i egne personopplysninger, og personer du er fullmektig for (for eksempel egne barn).

Hva kan jeg få innsyn i?

Du skal få en bekreftelse på hvorvidt det behandles opplysninger om deg.

Dersom du er registrert skal du få opplyst:

• Formålet med behandlingen
• Kategorier av opplysninger
• Hvem opplysningene er utlevert til
• Lagringstid
• Retten til å kreve informasjon rettet, slettet eller begrenset
• Retten til å klage til Datatilsynet
• Informasjon om kilden til opplysningene
• Automatiserte behandlinger

Slik bestiller du innsyn  

For å be om innsyn i egne personopplysninger, så kan du henvende deg til postmottak@grimstad.kommune.no. Oppgi hvilken tjeneste du har vært i kontakt med, slik at postmottaket kan viderensede til rett tjeneste.

Behandling av forespørsler om innsyn?

Kommunen skal behandle forespørsler om innsyn i personopplysninger uten ugrunnet opphold og normalt senest innen 30 dager. Hvis innsynet er omfattende, kan det ta lengre tid. Du skal da få tilbakemelding fra kommunen om det.

Den som har fått avslag på innsynsbegjæring kan klage på avslaget til Datatilsynet. Klagen skal sendes til Grimstad kommune, som behandler klagen. Dersom ikke klagen blir tatt til følge, skal kommunen videresende klagen til Datatilsynet. 

For mer utfyllende informasjon kan du se:

• Personvernerklæring for Grimstad kommune
• Retningslinjer for innsyn i personopplysninger om elever