Serviceerklæring - behandling av plansak

Formål med tjenesten

Generelt skal det utøves gjensidig respekt, åpenhet og faglighet i alt planarbeid. Alle parter i saken skal bidra til å belyse fordeler og ulemper i enhver plansak. I alt planarbeid er det viktig at dialogen i planarbeidet skjer mellom kommunens saksbehandler og forslagsstillers plankonsulent.

Kommunen skal levere tjenester av høy kvalitet, yte god service og drive effektiv saksbehandling. Alt samarbeid har en avgjørende hjørnesten i gjensidig og tydelig kommunikasjon, det skaper forutsigbarhet for alle parter.

Hvem får tjenesten?

Forslagstillere av private reguleringsplaner.

Hva omfatter tjenesten?

  • Serviceerklæringen omfatter behandling av private reguleringsplaner.
  • Nødvendig veiledning
  • Belyse evt. fordeler og ulemper
  • Utlevering av skjemaer, kart, plangrunnlag, retningslinjer, mm.
  • Oversikt over aktuelle berørte parter. Adresseliste som tilfredsstiller varslingsplikten etter Plan- og bygningsloven (PBL).
  • Forhåndsmøte hvis tiltakshaver eller kommunen ønsker det.
  • Saksbehandling i hht PBL, forskrifter, vedtekter og retningslinjer.
  • Saksbehandling av eventuelle klage(r).

Møte før innsending av planinitiativ

Hvis det er mye som er uklart før man starter arbeidet med en reguleringsplan, kan det være aktuelt å holde møte før innsending for å avklare omfanget av planinitiativet. Kommunen organiserer og gjennomfører møtet innen 3 uker etter at bestilling er mottatt. Møtets karakter / innhold:

  • Avklare sakstype og -prosess.
  • Avklare hvilket plangrunnlag som er gjeldende for området.
  • Overordnede / prinsipielle avklaringer for området.
  • Kommunen orienterer om evt. tilstøtende planer, og setter aktuelt område i nødvendig kontekst.
  • Bidra positivt med innspill for å gjøre prosjektet bedre.
  • Gjensidig orientering, - gir ingen rettigheter.

Kommunens representant oversender et kortfattet referat med hovedpunktene til tiltakshaver innen 1 uke etter møtedato.

Oppstartsmøte

Ved anmodning om oppstartsmøte skal også planinitiativet sendes inn. Planinitiativet skal tilfredsstille Forskrift om behandling av private forslag til detaljregulering etter Plan- og bygningsloven (08.12.2017 nr.1950) - §1.
I oppstartsmøtet går man gjennom overordnede rammer og muligheter for området, og gir føringer for den videre prosessen.

  • Dato for oppstartsmøtet settes til senest 3 uker etter anmodningen er mottatt hos postmottak i kommunen.
  • På vegne av forslagsstiller stiller minimum valgte plankonsulent.
  • På vegne av kommunen stiller saksbehandler fra planenheten. Andre kommunale etater som berøres av planen må enten være til stede, eller ha avgitt tilbakemeldinger til fagetaten før oppstartsmøtet avholdes.
  • Planmyndigheten orienterer om overordnede planer og føringer, veileder om planarbeidet generelt og informerer om planprosessen, krav til innhold og fremstilling av planmateriale samt avklare plangrenser.
  • I oppstartsmøtet avklares det om planarbeidet omfattes av forskrift om konsekvens-utredninger (KU), jf. kapittel 2 (§§ 6-8).
  • I oppstartmøtet skal alle temaer som er nødvendig for å klargjøre forutsetningene for det videre planarbeidet og utformingen av det endelige planforslaget behandles.
  • Kommunen fører lovpålagt referat, som oversendes møtedeltakere innen 1 uke etter møtedato.
  • Tentativ fremdriftsplan fastsettes under møtet.

Planprogram og KU

I de tilfeller hvor det er krav om planprogram og KU avgjøres dette endelig innen møtereferatet fra oppstartsmøtet oversendes. I prosessen videre må kommunen og forslagsstiller forholde seg til.

  • Forslagsstiller utarbeider forslag til planprogram som oversendes kommunen
  • Før det kan varsles om oppstart, skal kommunen godkjenne planprogrammet. Fastsettelse / kommentar til oppstartsbrev, annonse og eventuelt planprogram skal skje innen rimelig tid.

Behandling før offentlig ettersyn

Reguleringsplaner har naturlige variasjoner i kompleksitet og omfang, som gjør det vanskelig å sette faste tidsrammer. Som en overordnende veiledning skal alle parter forholde seg til den tentative fremdriftsplanen som settes i oppstartsmøtet. Det er viktig at alle som er involverte i arbeidet gir tidlig informasjon om man ser at fremdriften ikke kan overholdes. Tydelig og jevnlig kommunikasjon mellom partene skaper forutsigbarhet for alle. Det motsatte oppnås ved gjentatt fravær av svar på telefoner, e-poster osv. 

  • I tiden mellom oppstart og innsendelse, arbeider plankonsulent med utforming av plandokumenter som ivaretar flere aspekter ved prosjektet. Det kan være vanskelig å forutse en fremdrift, da flere ukjente momenter kan komme til mens tiden går. I denne tiden forplikter plankonsulent seg til å orientere kommunen om fremdriften ser ut til å bli endret.
  • Når en «planskisse» foreligger skal det avholdes et arbeidsmøte mellom plankonsulent og kommunens saksbehandler. Dette for å kunne justere innholdet i planen før det utarbeides et komplett planforslag.
  • Når komplett forslag foreligger og oversendes kommunen, har kommunen 3 uker på å gi en tilbakemelding om evt. manglende dokumentasjon, underlag og øvrige kommentarer/innspill til planforslaget.
  • Etter kommunen har mottatt komplett underlag for 1. gangs behandling, skal det ikke gå mer enn 12 uker til politisk behandling av planforslaget.
  • Etter utvalget har behandlet forslaget overtar kommunen som eier av planen, juridisk sett. Evt. endringer som må innarbeides i plandokumentene skal imidlertid forslagsstiller utføre.
  • Etter politisk vedtak legges planen ut til offentlig høring innen 2 uker forutsatt at det ikke må innarbeides endringer før utsendelse.

Vedtaksbehandling

I tiden mellom behandling før offentlig ettersyn og vedtaksbehandling gjelder samme henvisninger og ansvar som nevnt i ovenstående faser mht kommunikasjon mellom partene. Etter lovpålagt høringsfrist (6 uker), fremstiller administrasjonen saksfremlegg for politisk behandling.

  • Etter høringsfristen skal det avholdes et møte hvor forslagsstiller v/plankonsulent og kommunens saksbehandler går igjennom innkomne merknader.
     
  • Høringsrunden kan frembringe momenter som krever omarbeidelse av forventet fremdrift. Når evt. endringer er innarbeidet og nye komplette plandokumenter foreligger, skal plansaken fremmes til vedtaksbehandling innen rimelig tid og senest innen 12 uker.

Hva koster tjenesten?

Gebyrregulativ for plansaker vedtas av kommunestyret og indeksreguleres hvert år. Grunngebyret blir fakturert før politisk behandling til offentlig ettersyn. Arealgebyret blir fakturert etter vedtaksbehandling.

For mer informasjon og kontakt

Informasjon om reguleringsplaner, planarbeid og kommuneplan

Lover, forskrifter og vedtekter

Listen er ikke uttømmende, og relevans må tilpasses den enkelte plan.

Oppdatert 28.06.18

Fant du det du lette etter?

Kontaktinfo

Kontaktinformasjon plansaker
Ring kommunens sentralbord 37 25 03 00
for å komme i kontakt med saksbehandler
E-post: 
postmottak@grimstad.kommune.no

Besøksadresse:
Grimstad rådhus, Arendalsveien 23, 4878 Grimstad
Postadresse: 
Postboks 123, 4891 Grimstad